۲۳ اسفند

چطور با اولویت بندی اهداف از زمان خود به درستی استفاده کنیم?

زمان و مدیریت آن همیشه اولویتی مهم برای همه است ، اما برای یک استارتاپ استفاده درست از زمان و هدر ندادن آن مساله ای حیاتی است. در این مقاله از وبلاگ شتاب دهنده تک  قصد داریم ۶ مرحله برای اولویت بندی اهداف جهت استفاده موثر از زمان را به شما معرفی کنیم.

 

آیا تا به حال وقت زیادی را برای حضور در جلسه ای تا جلسه ی دیگر و یا از کاری به کار دیگر صرف کرده اید،  بدون این که هیچ فکر منطقی راجب برنامه ریزی گیج کننده خودتان داشته باشید. اگر با دقت به فعالیت های خود و نتایج آن نگاه کنید متوجه می شوید که زمان خیلی کمی را برای اهدافی که بیشترین اولویت را برایتان دارند، صرف می کنید. و تطابقی بین اولویت اهداف و زمانی که برای آن صرف می کنید وجود ندارد.

با دقت فکر کنید که چرا کاری را انجام می دهید و درگیر آن شده اید و چه انتظاری از نتایج حاصله این کار دارید، اهداف با اولویت بالای خود را مشخص کنید و برنامه ای بریزید که این اهداف با محدوده زمانی مشخص در این برنامه جای بگیرند.

انجام این فرایند شامل ۶ مرحله است:

۱-همه چیز را بنویسید.


همه چیز، شامل کارهای روتین روزمره ، وظایف روزانه یا هفتگی و پروژه های بلند مدتی که به شما محول شده است می شود. اما اگر تمام وقت خود را بر روی وظایفی که دیگران به شما محول کرده اند یا وظایف فوری تر بگذارید فقط کمی از اهداف خود را محقق می کنید. برای متحول شدن باید به اینکه خودتان چه کارهایی را می خواهید انجام دهید نیز فکر کنید.

این خواسته ها می توانند مانند پیشرفت شغلی بلند مدت و یا مانند یاد گرفتن مهارت جدید کوتاه مدت باشند،  این اهداف را در لیستی  بنویسید. خیلی از اهداف شما دور از ذهن نیستند ، بی شک می توانید به اهداف خود برسید.

۲-برنامه زمانی مشخص داشته باشید.


لیستی که در مرحله قبل تهیه کرده اید را در سه دسته بندی زیر قرار دهید:

  • اهداف شغلی: اهداف طولانی مدت ،که حداقل در ۵ سال می توانید به آن ها دست پیدا کنید.
  • اهداف کلی تر: اهداف حرفه ای که در مدت ۳ ماه تا ۲ سال می توانید به آن ها نایل شوید.(هر هدف کلی از چند هدف جزئی تشکیل شده است)
  • اهداف جزئی تر: مراحل عملی تر ، هفتگی یا روزانه که باید برای رسیدن به اهداف کلی تر، آن ها را به پایان برسانید.

اطمینان حاصل کنید که هر هدف کلی ، حداقل یک یا دو هدف جزئی تر داشته باشد، به این خوب فکر کنید که چه هدف جزئی تری می توانید اضافه کنید که برای دستیابی  به اهداف کلی تر موثر باشد، آن را نیز در لیست اهداف جزئی خود وارد کنید.

در واقع ابتدا اهداف شغلی یا بلند مدت خود را مشخص کنید براساس آن اهداف کلی تر خود را بروی کاغذ بیاورد و برای دستیابی به هر هدف کلی چند هدف جزئی مشخص کنید.

۳-اهداف کلی تر خود را اولویت بندی کنید.


مشخص کنید به چه چیزی می خواهید دست پیدا کنید ، در چه چیزی خوب هستید و جهان در چه موضوعی به شما احتیاج دارد. این ها مشخصا متفاوت هستند و حتی ممکن است بین این سه ، تضاد هم وجود داشته باشد.

<<چیزی که می خواهید به آن دست یابید>> نقش مهمی در اولویت بندی اهدافتان دارد .

سپس باید از خود بپرسید “در چه کاری نسبت به بقیه بهتر هستم”در صورتی که درانجام  یک هدف توانایی ، استعداد و مهارت بیشتری نسبت به بقیه دارید، آن را در اولویت بالاتری قرار دهید.

و در نهایت با خود فکر کنید << دنیا در چه بخشی به شما احتیاج دارد>>  به این توجه کنید و با خود بیاندیشید که چه چیزهایی را دنیا ، سازمان شما و رئیس شما بیش از همه از شما انتظار دارند ، آن ها را نیز در اولویت های بالاتر قرار دهید.

بنابراین اهداف کلی خود را با این سه روش اولویت بندی کنید و اولویت های بالاتر را مشخص کنید و با توجه به آن ها تعیین کنید چه کارهایی بیش از همه می توانند در موفقیت شخصی یا سازمانی شما اثر گذار باشند.

۴-اهداف جزئی تر خود را اولویت بندی کنید.


اهداف جزئی تر شما یا اهداف عملیاتی ، عموما در یکی از دو دسته بندی زیر قرار می گیرند:
“اهداف فعال” اهدافی جزئی که برای دستیابی به هر هدف کلی تر مورد نیاز است و ((اهداف محوله)) اهدافی که از سوی سازمان یا فرد بالادستی  به شما اختصاص داده شده است. ابتدا مشخص کنید کدام هدف به کدام دسته بندی تعلق دارد سپس آن ها را اولویت بندی کنید.

اهداف فعال خود را بر اساس اهمیت اهداف کلی تر و اینکه چه تاثیری بروی آن ها می گذارند اولویت بندی کنید.

اهداف محوله معمولا اهداف و کارهای هفتگی یا روزانه ای هستند که شاید حتی با اهداف کلی شما هم خوانی نداشته باشند. فوری  و یا بحرانی بودن آن ها نباید برای شما این تلقی را ایجاد کند که این اهداف دارای اهمیت بالاتری نسبت به اهداف فعال شما هستند. بلکه اهداف محوله را در اولویت پایین تری قرار دهید و کمترین زمان ممکن را نیز به انجام آن ها اختصاص دهید.

 

۵-زمانی که قرار است برای انجام اهداف صرف کنید را برآورد کنید.


بعد از این که اهداف کلی و جزئی خود را اولویت بندی کردید ، برنامه خودتان را باید منطبق با اهداف با اولویت بالا، تنظیم کنید.
برای این کار تقویمی در دست داشته باشید و به این ۶ سوال پاسخ دهید.

چه میزان از وقتتان را سر کار می گذرانید و چه میزان از زمان خود را صرف سایر فعالیت ها می کنید؟

  1. سه فعالیتی که بیشترین وقتتان را صرف آن ها می کنید کدام ها هستند؟
  2. چند ساعت در هفته را صرف قرار ملاقات ها ، تهیه گزارشات و یا پاسخ به ایمیل ها می کنید؟
  3. برنامه های هفتگی شما در طول سال مشابه هم هستند؟
  4. سه فعالیت اصلی شما در سال آینده چیست؟ امکان تغییر آن ها وجود دارد؟
  5. چگونه میزان موفقیت و شکست خود را در سال آینده می سنجید؟

میزان زمان دردسترس و  اهداف کلی و جزئی با اولویت بالای خود را با هم مقایسه کنید. بخش بیشتری از زمان خود را صرف اهداف کلی و جزئی فعال بکنید و زمان اندکی را نیز برای سایر اهداف در نظر بگیرید.

۶-عدم تطابق ها را شناسایی کنید.


اگر کمتر از ۵۰% از زمان در دسترس خود را به اهداف با اولویت بالا اختصاص می دهید نیاز است که توجه عمیق تری به برنامه خود بیاندازید احتمالا برخی اهداف مهم را جا انداخته اید و یا وقت زیادی را صرف فعالیت های کم اهمیت می کنید. قبل از اینکه این موضوع به بحران تبدیل شود این عدم تطابق زمان و اهداف با اولویت را، شناسایی و حل کنید.

 

اقتباسی از این منبع

 

شاید این مقالات برای شما مفید باشند:

 

۵ روش برای بهتر تصمیم گرفتن

مسیر ذهنی مشتریان در خرید یک محصول چه تغییری کرده است؟

 


روابط عمومی

شتابدهنده تک TAC، توسط بخش خصوصی فناوری اطلاعات و ارتباطات کشور برای حمایت از استارتاپ ها و کارآفرینان جوان و خوشفکر ایران عزیزمان راه اندازی شده و فعالیت می کند.



پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *